Papierloses Büro, für Blinde das einzig Sinnvolle

Musik, Videos und Bilder habe ich digital auf meinem PC gespeichert. Warum also nicht auch meine Verträge, Rechnungen, Steuererklärungen und anderen Unterlagen? Diese Frage habe ich mir in den letzten Tagen gestellt und bin zu der Erkenntnis gekommen, dass es sinnvoll ist, auch diese Dokumente digital zu organisieren. Besonders für uns blinde Menschen bietet das papierlose Büro zahlreiche Vorteile, da es die Zugänglichkeit und Verwaltung von Dokumenten erheblich erleichtert.

Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

Der Umstieg auf ein papierloses Büro kann zunächst überwältigend erscheinen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der systematischen Vorgehensweise. Zuerst sollte man alle vorhandenen Dokumente digitalisieren, bevor man neue Unterlagen ausschließlich digital speichert. Dieser initiale Aufwand ist zwar zeitintensiv, aber entscheidend für eine langfristige, effiziente Dokumentenverwaltung.

welchen Scanner verwende ich

In meinem Fall habe ich mich für den Fujitsu ScanSnap entschieden, ein leistungsstarker und benutzerfreundlicher Scanner, der mir bei der Digitalisierung meiner Unterlagen hilft. Der ScanSnap ist ideal für den Einsatz im papierlosen Büro, da er eine hohe Scan-Geschwindigkeit und eine exzellente OCR-Funktion bietet, die den Textinhalt der Dokumente erkennt und durchsuchbar macht.

So gehe ich vor:

1. Dokumentensichtung und -sortierung: Zunächst werde ich alle meine Dokumente durchgehen und entscheiden, welche gescannt und welche vernichtet werden. Ich bewahre alle rechtlich und steuerlich relevanten Dokumente im Original auf, nachdem sie gescannt wurden. Diese Dokumente sind von langfristiger Bedeutung und sollten für eventuelle Rückfragen aufbewahrt werden. Andere Dokumente, die selten benötigt werden, können nach dem Scannen vernichtet werden. 2. Scannen: Der Fujitsu ScanSnap bietet eine Auflösung von 300 dpi, was für die meisten Dokumente ausreichend ist. Höhere Auflösungen können die Dateigröße unnötig vergrößern und den Scan-Vorgang verlangsamen. Wichtig ist die gute OCR-Funktion der Software, die sicherstellt, dass der Text der gescannten Dokumente durchsuchbar ist. Der ScanSnap ermöglicht es mir, Dokumente automatisch zu drehen, leere Seiten zu entfernen und die gescannten Seiten zu einer einzigen PDF-Datei zusammenzufügen. 3. Software-Auswahl: Die Software, die mit dem ScanSnap geliefert wird, ist ein wesentlicher Bestandteil meines papierlosen Büros. Sie erkennt automatisch die Papiergröße, kann Dokumente nach der Texterkennung sortieren und organisiert die gescannten Dateien in einem durchsuchbaren Format. Diese Funktionen sind entscheidend, um eine effiziente Dokumentenverwaltung sicherzustellen.

Das Archiv: Ordnung ist das halbe Leben

Beim Speichern der gescannten Dokumente ist es wichtig, aussagekräftige Dateinamen zu wählen. Eine bewährte Methode ist die Kombination aus einem beschreibenden Schlagwort (wie „Rechnung“, „Vertrag“) und dem Datum (z.B. „2015-01-20-Rechnung-Müller“). Für Dokumente zu einem bestimmten Thema – wie Versicherungen, Verträge oder Rechnungen – empfiehlt es sich, separate Ordner zu erstellen. Dies erleichtert die Auffindbarkeit und sorgt für eine strukturierte Archivierung.

Fazit

Der anfängliche Aufwand für das Digitalisieren und Organisieren der Dokumente wird durch die langfristigen Vorteile eines papierlosen Büros mehr als wettgemacht. Auch wenn zu Beginn noch einige Papierdokumente im Regal bleiben, wird das Finden und Verwalten der Informationen erheblich einfacher. Besonders für uns blinde oder sehbehinderte Menschen, die mit bedrucktem Papier oft Schwierigkeiten haben, ist das papierlose Büro eine bedeutende Erleichterung. Es ermöglicht eine effiziente Organisation und schnellen Zugriff auf alle benötigten Informationen, wodurch die tägliche Verwaltung von Unterlagen deutlich vereinfacht wird. Ich lade euch ein, eure Erfahrungen mit dem papierlosen Büro zu teilen oder Fragen zu stellen. Wie organisiert ihr eure Dokumente digital, und welche Tipps habt ihr für eine noch effektivere Verwaltung?