Musik, Videos und Bilder habe ich digital auf meinem PC gespeichert. Warum also nicht auch meine Verträge, Rechnungen, Steuererklärungen und anderen Unterlagen? Diese Frage habe ich mir in den letzten Tagen gestellt und bin zu der Erkenntnis gekommen, dass es sinnvoll ist, auch diese Dokumente digital zu organisieren. Besonders für uns blinde Menschen bietet das papierlose Büro zahlreiche Vorteile, da es die Zugänglichkeit und Verwaltung von Dokumenten erheblich erleichtert.

Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

Der Umstieg auf ein papierloses Büro kann zunächst überwältigend erscheinen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der systematischen Vorgehensweise. Zuerst sollte man alle vorhandenen Dokumente digitalisieren, bevor man neue Unterlagen ausschließlich digital speichert. Dieser initiale Aufwand ist zwar zeitintensiv, aber entscheidend für eine langfristige, effiziente Dokumentenverwaltung.

welchen Scanner verwende ich

In meinem Fall habe ich mich für den Fujitsu ScanSnap entschieden, ein leistungsstarker und benutzerfreundlicher Scanner, der mir bei der Digitalisierung meiner Unterlagen hilft. Der ScanSnap ist ideal für den Einsatz im papierlosen Büro, da er eine hohe Scan-Geschwindigkeit und eine exzellente OCR-Funktion bietet, die den Textinhalt der Dokumente erkennt und durchsuchbar macht.

So gehe ich vor:

1. Dokumentensichtung und -sortierung: Zunächst werde ich alle meine Dokumente durchgehen und entscheiden, welche gescannt und welche vernichtet werden. Ich bewahre alle rechtlich und steuerlich relevanten Dokumente im Original auf, nachdem sie gescannt wurden. Diese Dokumente sind von langfristiger Bedeutung und sollten für eventuelle Rückfragen aufbewahrt werden. Andere Dokumente, die selten benötigt werden, können nach dem Scannen vernichtet werden. 2. Scannen: Der Fujitsu ScanSnap bietet eine Auflösung von 300 dpi, was für die meisten Dokumente ausreichend ist. Höhere Auflösungen können die Dateigröße unnötig vergrößern und den Scan-Vorgang verlangsamen. Wichtig ist die gute OCR-Funktion der Software, die sicherstellt, dass der Text der gescannten Dokumente durchsuchbar ist. Der ScanSnap ermöglicht es mir, Dokumente automatisch zu drehen, leere Seiten zu entfernen und die gescannten Seiten zu einer einzigen PDF-Datei zusammenzufügen. 3. Software-Auswahl: Die Software, die mit dem ScanSnap geliefert wird, ist ein wesentlicher Bestandteil meines papierlosen Büros. Sie erkennt automatisch die Papiergröße, kann Dokumente nach der Texterkennung sortieren und organisiert die gescannten Dateien in einem durchsuchbaren Format. Diese Funktionen sind entscheidend, um eine effiziente Dokumentenverwaltung sicherzustellen.

Das Archiv: Ordnung ist das halbe Leben

Beim Speichern der gescannten Dokumente ist es wichtig, aussagekräftige Dateinamen zu wählen. Eine bewährte Methode ist die Kombination aus einem beschreibenden Schlagwort (wie „Rechnung“, „Vertrag“) und dem Datum (z.B. „2015-01-20-Rechnung-Müller“). Für Dokumente zu einem bestimmten Thema – wie Versicherungen, Verträge oder Rechnungen – empfiehlt es sich, separate Ordner zu erstellen. Dies erleichtert die Auffindbarkeit und sorgt für eine strukturierte Archivierung.

Fazit

Der anfängliche Aufwand für das Digitalisieren und Organisieren der Dokumente wird durch die langfristigen Vorteile eines papierlosen Büros mehr als wettgemacht. Auch wenn zu Beginn noch einige Papierdokumente im Regal bleiben, wird das Finden und Verwalten der Informationen erheblich einfacher. Besonders für uns blinde oder sehbehinderte Menschen, die mit bedrucktem Papier oft Schwierigkeiten haben, ist das papierlose Büro eine bedeutende Erleichterung. Es ermöglicht eine effiziente Organisation und schnellen Zugriff auf alle benötigten Informationen, wodurch die tägliche Verwaltung von Unterlagen deutlich vereinfacht wird. Ich lade euch ein, eure Erfahrungen mit dem papierlosen Büro zu teilen oder Fragen zu stellen. Wie organisiert ihr eure Dokumente digital, und welche Tipps habt ihr für eine noch effektivere Verwaltung?

Kommentare  
Hi Miriam, Katharina, Vivienne, Julia, Cornelia, Lisa und Jana,
mein Wechsel zum papierlosen Büro ist mittlerweile über fünf Jahre her und diesen Artikel hatte ich erstellt als ich gerade damit begonnen hatte.
Ein Jahr später hatte ich mein Vorgehen verfeinert und unter: https://blindfuchs.de/technik/74-papierloses-buero-2 einen nachfolge Beitrag veröffentlicht.
Ich habe diesen Schritt nicht bereut und finde es immer wieder praktisch von egal wo auf alle meine Unterlagen zugreifen zu können.
Ich kann euch versprechen auch ihr werdet den Wechsel zum Papierlosen Büro nicht bereuen!

LG
Stephan
Mein Schwager hat genau das vor ein paar Jahren auch mit all seinen Dokumenten gemacht! Ich hänge da noch etwas hinterher, aber finde das eine super Idee! Heutzutage geht vieles online und ein pdf hin- und herschicken geht schneller, billiger und einfacher als erst alles in einen Briefumschlag tüten zu müssen! Ich muss mir das wirklich auch mal vornehmen!

Liebe Grüße
Jana
Genau das steht uns jetzt auch bevor. Im Büro wollen wir auch immer mehr digitalisieren und haben dafür ein extra Programm. Wir werden vermutlich auch alles einzeln einscannen müssen. Das wird erst mal eine große Arbeit werden aber ich glaube später wird es einfacher über Stichworte gewisse Unterlagen zu finden. :)
Im Büro hatten wir damals auch keine Unterlagen aus Papier mehr, in der Firma wurde alles digitalisiert. Zu Beginn war das tatsächlich ein großer Aufwand, aber mit der Zeit gewöhnten wir uns daran. Später wurden die Ordner in den Schränken immer weniger und der Platzbedarf hat sich daher auch drastisch reduziert. Auf die Idee, so etwas auch zu Hause umzusetzen, bin ich noch nicht gekommen. Ich gebe auch noch zu bedenken, dass man unbedingt ein Datensicherungskonzept benötigt. Der Fall eines Festplattencrashs ist nicht zu unterschätzen.
Hallo Stephan,

eine tolle Idee. Ich versuche auch alles Digital zu machen und weiß es ist viel Arbeit am Anfang aber es ist später viel einfacher. Ich muss mir das einmal anschauen, vielleicht ist das was für mich.

Liebe Grüße
Julia
Lieber Stephan,
ein papierloses Büro bringt nicht nur Firmen sondern auch mir als Privatperson Vorteile. Nur die ganz wichtigen Dokumente habe ich noch abgeheftet in Ordnern. Besonders wichtig bei digitaler Form, sehe ich auch das Sortieren was Du erwähnt hattest, damit man den Überblick behält.
Herzliche Grüße
Vivienne
Ich bin zwar sehend, aber trotzdem großer Fan des papierlosen Büros. Auf der Arbeit bin ich wirklich so ziemlich papierlos unterwegs und auch zu Hause wird eigentlich alles was Aufhebe-Pflicht hat oder zum Haus gehört digitalisiert. Nur für die Steuer drucke ich das ein oder andere aus.
Lieber Stephan,
Ich bin zwar nicht blind, versuche aber auch, mein Büro auf digital umzustellen. Ich finde das einfach viel praktischer als das ganze Papier. Ich hab viele Verträge und Rechnungen nur noch digital. Meine Ausnahme ist nur, wenn ich etwas gründlich lesen muss und mit dem Textmarker drin rum wursteln muss, da bevorzuge ich noch immer gedrucktes Papier.
Liebe Grüße von Miriam von www.nordkap-nach-suedkap.de
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