Musik, Videos und auch Bilder - alles habe ich digital auf meinem PC gespeichert. Warum mache ich das eigentlich nicht auch mit meinen Verträgen, Rechnungen, Steuererklärungen und allen anderen Unterlagen? Diese Frage habe ich mir die letzten Tage gestellt und bin zu der Erkenntnis gekommen dass es blöd ist dies nicht zu machen. Nach kurzer Recherche fand ich heraus dass das "Papierlose Büro" genau das richtige für mich ist. Doch worauf muss ich dabei achten, was benötige ich und wie genau geht man vor wenn man die eigenen Unterlagen längerfristig digital halten möchte?

Schritt für Schritt

Auf ein papierloses Büro umzusteigen ist vor Allem zu Beginn schwierig. Es ist natürlich sinnvoll damit zu beginnen alle relevanten vorhandenen Dokumente zu digitalisieren bevor man dann regelmäßig nur die neuen Unterlagen hinzufügt. Dieser Anfang ist nicht nur mühsam, auch muss man sich an dieser Stelle bereits sicher sein welche Technik man verwenden möchte, welche Software eingesetzt werden soll und wie und wo die Daten gespeichert werden sollen.

Ich habe mich für folgendes Vorgehen entschieden: Als erstes muss ich alle Dokumente durchgehen und entscheiden was in den Scanner und was in den Shredder wandert. Meinem Wissen nach ist man auf der sicheren Seite, wenn man alle rechtlichen und steuerlich relevanten Dokumente nach dem Scan im Original aufhebt. Die meisten Dokumente wird man aber nie wieder benötigen weshalb diese Sammlung unsortiert in einer Kiste landen kann. Im Übrigen ist oft wenn wirklich ein mal ein Dokument auf Papier benötigt wird auch eine Kopie und somit als Ausdruck ausreichend.

Nachdem die Dokumente sortiert wurden wird ein Scanner benötigt. Hier braucht man keinen Scanner der Oberklasse, beim Scannen von Dokumenten reicht eine Auflösung von 300 dpi völlig aus. Wer mit einer höheren Auflösung scannt muss bedenken dass dann nicht nur der Scan Vorgang länger dauert, nein die Dateigröße wird auch deutlich größer. Interessant könnte nich die Scan-Geschwindigkeit sein. Viel wichtiger ist die verwendete Software. Die Software muss erkennen können um welche Papiergröße es sich handelt, sie muss falls Dokumente nicht gerade eingelegt wurden diese automatisch anhand der Textausrichtung drehen, Seiten zusammenfügen, leere Dokumente automatisch entfernen und das Endergebnis in einer PDF ausgeben. Besonders wichtig ist hier eine gute OCR-Funktion, welche den Textinhalt erkennt und im Volltext, quasi unsichtbar über dem Dokument-Foto, bereitstellt. Das ist vor allem hilfreich wenn man über viele Dokumente hinweg suchen möchte. Die Benennung, Verwaltung und Archivierung der Dokumente sollte ebenso Teil der Software sein. Erst wenn alle Funktionen vorhanden sind ist es möglich die Dokumente originalgetreu und durchsuchbar abzuspeichern. Das ist der große Vorteil am papierlosen Büro, welchen ich für mich nutzen möchte.

Das Archiv

Beim Speichern der Dokumente ist darauf zu achten den Dateien möglichst aussagekräftige Dateinamen zu geben. Effektiv ist es eine Kombination aus einem aussagekräftigen Schlagwort(Rechnungsart, Vertragsart usw.) und dem Eingangsdatum(Rechnungsdatum, Eingangsdatum usw.) zu wählen. Sofern man über viele Dokumente zu ein und demselben Thema verfügt, ist es auch sinnvoll diese in separate Ordner zu verschieben, zum Beispiel Versicherungen, Verträge oder Rechnungen. Dadurch wird es deutlich leichter das entsprechende Dokument schnell zu finden.

Fazit

Nachdem man sich einmal den Aufwand des anfänglichen Archivierens gemacht hat, hat man zwar noch immer einiges an Schriftstücken und Dokumenten in seinem Regal liegen, das Suchen und finden der notwendigen Informationen geht aber schneller und wird deutlich einfacher. Dies gilt insbesondere für uns blinde Menschen, mit bedrucktem Papier verstehen wir uns nicht besonders gut.

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